Grâce à ce module, les citoyens ou les associations peuvent faire une demande de réservation de salle ou de matériel en quelques secondes depuis votre site internet. Ils n’ont plus la nécessité de passer en mairie ou vous solliciter par téléphone. Sans création de compte, ils effectuent leur demande en quelques secondes sur internet 24h/24; 7j/7.
Par ailleurs vous gardez une pleine maîtrise de “qui” peut réserver “quoi” et “comment”. Une demande de réservation n’est pas acquise automatiquement pour le demandeur. Elle devra ensuite être obligatoirement validée par un gestionnaire dans le module Réservations d’OpenGST.
Ce module transforme la manière dont les collectivités gèrent les demandes de réservation, en alliant simplicité, efficacité, et gain de temps.
Le Résaframe, comment ça marche ?
Concrètement, il s’agit d’un formulaire web personnalisable qui est une extension du module de gestion des réservations d’OpenGST. Ce formulaire est intégré sur votre site internet ou est diffusé par une simple url (lien https internet) auprès des personnes concernées.
Nul besoin de créer un compte, le demandeur va remplir le formulaire selon quatre étapes simples :
- Qui êtes-vous ?
- Quelle salle et/ou matériel souhaitez-vous ?
- Présentation du planning des disponibilités et ajustement du créneau souhaité.
- Résumé avant envoi de la demande.
Quelle sont les fonctions du Résaframe ?
Le module Résaframe va vous faire bénéficier de fonctionnalités complètes pour instruire tous les types de demandes de réservations. Voici les principales actions incluses dans le module :
- Faire une demande de réservations pour une salle ou des équipements.
- Visualiser les créneaux déjà réservés et orienter sa demande sur un créneau disponible.
- Filtrer la bonne salle selon le nombre de personnes attendues.
- Quantifier le nombre d’équipement souhaité, comme les chaises ou les tables, selon le stock disponible sur le créneau.
- Ajouter une demande de prestation technique ( ex : livraison de barrières) ou prestation administrative (ex: autorisation débit de boisson).
- Permettre aux associations ou autre organisation de s’identifier facilement via une liste déroulante.
- Permettre aux particuliers de la commune ou hors commune de remplir leurs coordonnées pour instruire leur demande.
Des salles et des équipements disponibles selon vos règles
Le module de réservation d’OpenGST offre un paramétrage détaillé pour chaque salle ou chaque matériel de la collectivité. Vous allez gérer les droits de réservations selon plusieurs critères.
Tout d’abord vous allez définir qui peut faire une demande de réservation sur chaque ressource. Vous allez autoriser les demandes selon le profil du demandeur. Vous distinguez facilement les règles qui s’appliqueront pour les services internes (agents et élus) et pour les personnes extérieures ( citoyens, associations, entreprises, partenaires…). Parmi les très nombreux exemples, vous pouvez configurer une salle de sport réservable uniquement par les associations sportives. Autre exemple, une salle de réception sera réservable uniquement par les citoyens de la commune.
Ensuite vous allez définir si les citoyens ou associations hors communes peuvent effectuer des demandes de réservations et quelle salle ou matériel ils peuvent demander.
Enfin, vous choisissez de mettre à disposition des ressources en options. Par exemple, une salle polyvalente peut avoir en option une salle annexe, une sono, une scène, de la vaisselle, des chaises ou des tables.
Cette flexibilité garantit une gestion optimale et conforme aux besoins de la collectivité.
Les avantages du module de réservations Résaframe
Adopter le module Résaframe présente de nombreux avantages :
- Pour les administrés et les associations : plus besoin de se déplacer en mairie pour effectuer une réservation. Tout se fait en ligne, rapidement et simplement. Ils voient directement les créneaux déjà pris. Il y a moins d’aller-retour pour trouver le bon créneau.
- Pour les équipes municipales : Un gain de temps considérable dans la gestion des demandes de réservation, avec une visibilité améliorée grâce à l’intégration avec le module d’interventions d’OpenGST. Les gestionnaires sont moins sollicités par des demandes au téléphone ou en mairie.
- Collaboration renforcée entre services : Les demandes de réservation reçues dans OpenGST sont accessibles à tous les services désignés, favorisant une coordination efficace. Par ailleurs, les demandes d’interventions peuvent être générées directement depuis la réservations.
Comment intégrer le Résaframe sur votre site internet ?
Une fois cette option acquise, nous allons vous guider pour l’intégrer sur votre site internet. Deux approches sont possibles :
- Ajouter le formulaire sur une page existante de votre site. Il s’intègre comme une vidéo avec un “iframe”.
- Ajouter un bouton « Demande de réservation » qui ouvrira un nouvel onglet vers le formulaire.
Essayez l’option Résaframe dès aujourd’hui !
Vous souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité ou l’ajouter à votre solution OpenGST ? Contactez-nous dès maintenant via notre site www.opengst.fr et découvrez comment Résaframe peut transformer votre gestion des réservations.
