En tant qu’entreprise ou entité publique, il est important d’optimiser l’utilisation des actifs de production. La gestion des équipements et le suivi des stocks, la gestion de la maintenance et le suivi financier de l’utilisation et de la dépréciation des actifs sont autant de moyens d’y parvenir.
Disposer d’un parc d’équipements de valeur et assurer leur maintenance demande une gestion efficace des actifs, essentielle pour réduire les coûts et maximiser l’efficacité.
La gestion du parc matériel
C’est le processus de gestion du cycle de vie complet des biens d’une organisation. Le but de la gestion du parc matériel est de s’assurer que les actifs sont utilisés de manière efficace et efficiente pour atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation.
Un aspect important de la gestion des actifs est la gestion des équipements. La gestion des équipements comprend le maintien d’un inventaire précis de tous les équipements, le suivi de l’état de chaque pièce, la connaissance de l’historique de l’entretien et de l’utilisation des équipements par les équipes, et la prise de meilleures décisions concernant leur allocation.
Un autre aspect clé de la gestion des actifs est la gestion de la maintenance. La gestion de la maintenance comprend la planification et la programmation des activités de maintenance, le suivi des ordres de travail et la gestion des stocks de pièces de rechange.
Enfin, le suivi financier de l’utilisation et de la dépréciation des actifs est également un élément essentiel de la gestion d’un parc matériel.
Inventorier ses actifs
La première étape consiste à obtenir une vue d’ensemble des actifs dont vous disposez et de leur localisation. Cette opération peut être effectuée manuellement ou à l’aide d’un système automatisé. Si vous disposez d’une flotte importante, il est recommandé d’utiliser un logiciel qui peut vous aider à assurer le suivi de vos actifs
Une fois que vous savez quels sont vos actifs, vous pouvez commencer à les classer par catégories. Chaque classe d’équipement est divisée en catégories, qui sont elles-mêmes divisées en sous-groupes. Un logiciel de gestion de flotte permet l’utilisation d’une nomenclature claire et efficace. Cette classification vous permet d’avoir une bonne vision globale et d’optimiser la gestion de votre parc matériel.
Assurer le suivi des stocks
Il est essentiel de disposer d’un bon système de gestion des stocks pour savoir ce que vous avez, où il se trouve et comment il est utilisé. Cela vous aidera à prendre de meilleures décisions quant au moment de remplacer ou de réparer les équipements.
Gérer les maintenances et réparations
La réparation et la maintenance sont deux choses différentes. La maintenance est le soin proactif apporté à l’équipement afin d’éviter que des problèmes ne surviennent. La réparation est la mesure corrective qui est prise lorsqu’un problème survient.
Il est important de suivre ces deux aspects afin de déterminer quels équipements sont les plus susceptibles de tomber en panne et nécessitent davantage de maintenance, et lesquels peuvent rester plus longtemps sans réparation.
Vous devez également tenir compte des coûts de chaque type de réparation et d’entretien afin de pouvoir budgétiser les dépenses futures.
Suivi financier de l'utilisation et de l'amortissement du matériel
Pour rentabiliser un parc d’équipements, il est nécessaire de maîtriser ses coûts et de calculer un seuil de rentabilité. Ce dernier est obtenu par un calcul faisant référence à son amortissement financier, ses coûts fixes liés à son utilisation et ses coûts variables inhérents à son temps d’utilisation. Trouver le bon équilibre entre les revenus et les dépenses est obligatoire pour optimiser la gestion d’un parc d’équipements.
Connaître ses dépenses permet de prendre de meilleures décisions.
Le calcul de l’amortissement d’un bien permet également de prévoir l’obsolescence de celui-ci et d’envisager un remplacement si nécessaire afin de ne pas avoir trop de temps d’arrêt.
Enfin, le calcul du ratio d’exploitation (RE) permet de connaître la rentabilité réelle d’une activité et donc de comparer les différents investissements possibles.
Utiliser une solution de gestion de parc matériel
La gestion d’un parc matériel est une tâche complexe qui requiert une organisation rigoureuse et un suivi minutieux. Les solutions de gestion de parc matériel sont conçues pour simplifier la gestion des données du matériel grâce à une base de données intégrée.
Ces solutions permettent de répertorier les différents actifs du parc matériel, de les suivre tout au long de leur utilisation et fournissent des rapports détaillés sur l’utilisation et la consommation des différents équipements, ce qui permet d’optimiser leur gestion.
OpenGST, votre outil de gestion de parc matériel au quotidien
OpenGST est une solution intégrée de gestion de parc matériel, et plus généralement de gestion des services techniques. Elle permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des équipements, de la réception à la facturation en passant par la maintenance et les réparations.
Nos différents modules (Patrimoine, Intervention, Gestion des Stocks, Parc Auto, etc) s’imbriquent avec synergie et vous permettent de faciliter et d’optimiser la gestion de votre parc matériel au quotidien.
Notre solution offre une flexibilité pour s’adapter aux besoins changeants des collectivités et entreprise, en permettant de gérer plusieurs types d’équipements avec un seul outil.
OpenGST est disponible en mode SaaS ou en installation locale. Contactez-nous pour plus d’informations.
