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Générer automatiquement une demande auprès de plusieurs fournisseurs.
Les gestionnaires d’entrepôt saisissent les entrées et sorties de stock. L’inventaire périodique est facilité.
L’acheteur s’assure que la ligne budgétaire est suffisante pour effectuer son achat.
Le bon de commande validé créé l’engagement comptable directement dans le logiciel de finance.
| Expression des besoins | Désignation des articles souhaités avec le libellé , le DQE et la quantité de chaque fourniture ou chaque prestation. |
| Fournisseurs | Sélection des fournisseurs / prestataires pouvant répondre au besoin. |
| Envoi de la demande | Transmission de la demande de devis individuellement à chaque fournisseur avec un message email automatisé et formaté. |
| Sélection du fournisseur | A la réception des devis, saisie des prix unitaires dans un tableau comparatif qui permet de faire le choix du fournisseur. |
| Disponibilité budgétaire | Vérification de la disponibilité des lignes budgétaires concernés par l’achat. |
| Traitement de la commande | Sélection du service acheteur, du fournisseur, des fournitures/prestations achetées et l’emplacement de stockage. |
| Acceptation | Validation / refus par l’agent responsable et/ ou l’élu référent pour les achats. La nécessité de supervision est ajustable selon le montant de la commande. |
| Engagement | Génération automatique de l’engagement directement dans le logiciel des finances grâce la passerelle entre les deux logiciels. |
| Envoi de la commande | Transmission du bon de commande du fournisseur. |
| Réception | Suivi de la livraison des fournitures ou des prestations. Prise en compte des réceptions partielles avec suivi des quantités arrivées et toujours en attente. |
| Facture | Traitement de la facture : l’acheteur confirme l’adéquation avec la commande. Le service comptable signale le paiement de la facture. |
| Préparation | Chaque service technique prépare son budget. Celui-ci est ventilé par lignes budgétaires. Une fois voté, le budget est validé et devient disponible. |
| Synchronisation | Synchronisation automatique avec les budgets instruits dans le logiciel des finances. |
| Disponibilité | Mise à jour qui permet un suivi des montants consommés, engagés et disponibles. |
| Demandes internes | Centralisation des demandes internes exprimées par les services techniques ou par les autres services. |
| Approvisionnement | Gestion du stock avec le réapprovisionnement (demande de devis / commande) des articles en rupture de stock ou en stock critique. |
| Entrée/Sortie | Pointage des entrées et sorties sur chaque lieu de stockage. Saisie manuelle ou utilisation d’une douchette scanner. Gestion des étiquettes code-barre pour les entrées. |
Le module Achats Stock permet de gérer le processus complet des achats et des stocks. En lien avec le module Interventions, il permet aux agents de la collectivité d’exprimer leur besoin en fourniture pour la réalisation d’une intervention.
Le module Achats-Stock est composé de multiples fonctions : demandes de devis, commandes, budgets et les stocks. Elles peuvent être utilisées de manière complémentaire ou autonome.
Le premier enjeu pour les services techniques est de simplifier et centraliser le traitement souvent complexe des approvisionnements en fournitures et prestations grâce à un logiciel de gestion des services techniques. Il s’agit tout d’abord de permettre aux services d’exprimer leurs besoins en fournitures. Ces derniers ne sont pas nécessairement liés aux services techniques.
Le second enjeu de ce module est la valorisation des stocks notamment grâce au calcul automatisé du prix moyen unitaire pondéré ou à la gestion des entrées et sorties en mode FIFO (First In First Out – Premier entré, premier sorti).
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